Teknohot – Tombol navigasi dan shortcut Excel dapat membantu Anda lebih cepat dan lebih tepat dalam menggunakan excel. Untuk mempercepat pekerjaan Anda, periksa daftar shortcut keyboard Excel Microsoft untuk shortcut yang lebih banyak lagi. Berikut beberapa trick yang bisa anda coba.

1. Pindah dari sel ke sel

Setelah memasukkan data ke dalam sel, tekan salah satu tombol panah untuk menerima data dan gerakkan kursor secara bersamaan (ke atas, bawah, kiri, kanan). Jika Anda menekan tombol Enter, kursor bergerak turun karena memasukkan data secara vertikal (di bawah kolom) jauh lebih cepat daripada memasukkan data secara horisontal (di kolom).

Catatan: Skema ini nampak nya agak rumit saat memasukkan informasi terkait seperti nama dan alamat, karena kita terbiasa memasukkan satu record (atau baris) setiap saat. Tetapi jika Anda bisa mengatur data dengan field (kolom) -sebagai contoh, masukkan semua nama terlebih dahulu, lalu semua alamat-metode ini jauh lebih cepat. Tanyakan pada setiap akuntan yang menghitung ratusan kolom angka setiap harinya.

2. Mengakses seluruh spreadsheet

Gunakan tombol dan kombinasi tombol ini untuk menyiasati spreadsheet Anda lebih cepat daripada yang Anda bisa dengan mouse.

Perhatikan bahwa setiap kombinasi penekanan tombol yang dipisahkan oleh tanda hubung berarti kunci harus ditekan secara berurutan (satu per satu). Tombol kombinasi yang dipisahkan dengan tanda tambah adalah penekanan tombol secara simultan (misalnya, Ctrl + Home), yang berarti Anda menekan tombol Ctrl dan tahan, lalu tekan tombol Home(bersamaan), lalu lepaskan kedua tombol.

Menggerakkan kursor ke bawah.

Shift + Enter memindahkan kursor ke atas.

Tab memindahkan kursor ke kanan.

Shift + Tab memindahkannya kembali ke kiri.

PageUp dan PageDown bergerak ke atas atau ke bawah satu layar penuh.

Alt + PageDown memindahkan satu layar penuh ke depan.

Alt + PageUp memindahkan satu layar penuh ke kiri.

Tombol Home memindahkan kursor ke awal baris saat ini di kolom A. Misalnya, jika kursor ada di baris 5 (di kolom manapun) dan Anda menekan tombol Home, kursor akan berpindah ke A5.

Ctrl + Home memindahkan kursor ke posisi Home (A1).

Tombol End memindahkan kursor ke akhir kolom atau baris yang berisi data sebelum sel kosong. Perhatikan contoh ini: Kursor Anda berada di A1, dan Anda memiliki catatan ke A15 dan kolom ke kolom G. Jika Anda menekan tombol End diikuti panah bawah, kursor Anda bergerak ke sel terakhir (A15), karena A16 adalah sebuah sel kosong Jika data resume di A17, Anda harus menekan End-Down untuk masuk ke sel itu.

Tekan tombol Alt untuk mengakses (dan melihat) tombol pintas (huruf yang disorot dengan kotak hitam) untuk tab pada menu Ribbon. Jika Anda menekan huruf P pada titik ini, menu Page Layout ditampilkan dengan lebih banyak tombol pintas. Misalnya, di bawah tab Tata Letak Halaman, Anda dapat menekan M untuk margin, O untuk orientasi, atau G untuk latar belakang.

Jika memilih M untuk margin, submenu Margin muncul, dengan opsi yang tersedia dengan huruf yang disorot. Perhatikan bahwa huruf ‘A’ adalah untuk Custom Margins. Tekan, dan layar Page Setup muncul dengan tab Margins dipilih. Isi data kustom Anda dan klik OK.

Catatan: Setelah Anda mengingat pintasan ini, Anda bisa mengetikkan Alt-P-M-A (penekanan tombol berturut-turut) atau Alt + P-M-A (penekanan tombol simultan dan berturut-turut) untuk langsung pergi ke Custom Margin. Pilihan ini merupakan pengembangan baru di Excel 2013 dan 2016.

Memahami dan menggunakan tombol navigasi dan menu / perintah sangat penting saat membuat makro karena program kustom kecil ini bersifat cair dan dinamis yang memanipulasi data yang berubah setiap saat. Jika alamat sel kode Anda sulit di makro Anda, hasilnya akan tidak akurat saat Anda menambahkan, menghapus, atau mengubah database menggunakan makro tersebut.

Memahami data sort dan filter data di Excel

Banyak pengguna Excel salah memahami proses pemilahan dan pemfilteran program. Sebagian besar database umumnya menggabungkan perintah Sortir (disebut Pengindeksan) dengan kueri-permintaan untuk informasi, yang mungkin atau mungkin tidak mengandung filter-untuk mengekstrak informasi yang sesuai dengan kriteria tertentu. Di Excel, Anda mungkin mengurutkan berdasarkan kode pos untuk mendapatkan potongan harga pada ongkos kirim, atau mengurutkan menurut negara untuk melihat jumlah klien Anda masing-masing.

Penyortiran dasar dapat diselesaikan dengan menggunakan satu tombol pada menu Ribbon. Anda bahkan tidak perlu menyoroti kisaran (meskipun disarankan dan lebih aman).

1. Tempatkan kursor Anda di manapun di dalam database (pada kolom yang ingin Anda urutkan). Perhatikan bahwa Excel menyoroti keseluruhan rentang secara otomatis.

2. Klik tab Data, lalu klik tombol Sort A-Z atau Sort Z-A untuk mengurutkan data.

3. Cara lain: Dengan kursor yang masih ditempatkan di manapun di dalam database), klik tombol Sort dan dialog Sortir akan muncul. Perhatikan bahwa meskipun kursor Anda (lihat di bawah) terletak di sel C12, menu Sortir masih meminta tombol Sort By, Sort On information, dan sort Order.

4. Pilih State, lewati field Sort On, lalu pilih A-Z untuk sort order, dan Excel memilah informasi menurut abjad oleh State.

5. Untuk mengurutkan berdasarkan beberapa bidang (disebut kunci pemilahan), ulangi langkah 3 dan 4, lalu klik tombol Add Level dan pilih bidang lain (di bawah Kolom) dari daftar drop-down di kolom Then By. Pilih Tim.

6. Klik OK, kemudian perhatikan bahwa data diurutkan terlebih dulu oleh Negara Bagian, dan kemudian oleh Tim di setiap negara bagian.

7. Menggunakan Filter untuk mengurutkan dan menampilkan data tertentu sedikit berbeda. Tempatkan kursor pada A1, atau di manapun di dalam jangkauan, atau di kolom yang ingin Anda urutkan.

8. Klik tombol Filter di bawah tab Data. Perhatikan kotak kecil dengan panah bawah yang muncul disamping setiap kolom / field name.

9. Klik tanda panah di kolom State, dan menu dialog Sort & Filter muncul. Perhatikan bahwa kotak Select All dicentang; Oleh karena itu, setiap negara juga diperiksa.

10. Hapus centang pada kotak Select All, lalu periksa Negara Bagian yang ingin Anda filter dari database ini. Untuk contoh ini, cek California, klik OK, dan database dikurangi menjadi hanya baris dan catatan yang sama dengan California. Perhatikan bahwa baris sekarang mengatakan 1, 7, 8, dan 18 sampai 1048576. Catat juga bahwa data diurutkan berdasarkan Tim di Negara Bagian California.

11. Setelah selesai, klik tombol Filter lagi dan database asli dipulihkan (karena filter tidak menghapus catatan Anda; hanya disembunyikan sementara).

CATATAN: Untuk kueri yang kompleks dengan banyak filter, gunakan spreadsheet database Relasional dan buat laporan Tabel Pivot.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here